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タグ一覧電子契約サービスのクラウドサインとは？筆者が利用した体験談をもとに活用のメリットを紹介！
「ペーパーレスの時代において電子契約が推奨されているのは知っているけど、よくわかっていない」
「メリットがあるのは知っているけど、どんな企業におすすめなのか実体験が知りたい」
電子契約サービスの代表とも言えるクラウドサインの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
今回は筆者も実際に活用しているクラウドサインのメリットや導入をおすすめできると感じた企業について紹介します。
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目次
クラウドサインとは
クラウドサインとは、デジタル化された契約書面をクラウド上（インターネット上）で管理できるサービスです。
従来の紙ベースで契約締結する場合、離れた地域でも訪問するか書類を郵送し、署名捺印をもらう手間がかかっていました。
WebライターやWebデザイナーなどのようなフリーランスで稼働するクリエイターと業務委託契約を結ぶ場合も同様の労力がかかります。
しかしクラウドサインであれば、現地へ訪問したり郵送したりにかかった時間や費用を大幅に削減できるのです。
クラウド上であっても万全なセキュリティ対策が採用されており、重要な契約情報を保護しながら締結できます。
業務委託契約書を準備してもらう立場で、かつ急ぎ対応が求められる案件が発生したとしても、クラウドサインであれば最短当日に完結します。
クラウドサインは利便性や効率性の高さから、多くの企業が採用しているサービスです。
クラウドサインを利用するメリット
クラウドサインを利用するメリットは、主に以下の2点が挙げられます。
- ・クラウド上で安全に契約が交わせる
- ・印刷代や時間などのコスト削減ができる
筆者も利用して感じたおすすめポイントを紹介していきます。
クラウド上で安全に契約が交わせる
クラウドサイン最大のメリットと感じたのが、クラウド上でも安全に契約を交わせる点です。
従来のような紙ベースで契約を結んだ場合、ボールペンと印鑑の用意が必要でした。
本人保管用の契約書を大切に保管しなければならず、何かあった時用でファイリングする場所の確保も必要です。
滅多にないケースではありますが、契約書面を提出しなければいけなかったら「どこに片付けたか……」と探す手間がかかるでしょう。
クラウドサインであれば締結した契約書をPDFファイルとして保存できるのが魅力です。
ファイル名を自分が検索しやすいワードで保存したり、専用のフォルダに保管したりすれば、紙ベースのような探す手間が削減できます。
企業の立場でも、個人間ではイメージできないほどの方を対象に契約書面を交わしているでしょう。
紙ベースになってしまうと、何かトラブルが生じた際に書類を探す手間がかかる一方で、クラウドサインであれば、顧客名の検索のみで完結します。
印刷代や時間などのコスト削減ができる
クラウドサインを利用するメリットとして、企業側にとって特に言えるのが印刷代や時間などの削減が挙げられるでしょう。
筆者自身、営業職に従事していた経験があり常々「クラウドサインを使えば交通費がかからないのに……」と感じていました。
例えば大阪市内のオフィスから神戸市内の顧客へ契約書面を持参したうえで訪問した場合、片道420円かかります（JR大阪から三ノ宮を想定）。
移動時間も30分〜1時間かかると想定できるため、移動時間を他の営業活動にあてられるはずです。
顧客から社用スマホに電話がかかってきても、電車移動中は受電不可能です。
特定記録郵便として契約書を送付する場合、2024年10月時点では基本料金+ 160〜210円かかるので費用がかかります。
つまりクラウドサインを使えば、契約書面を持参した際にかかる時間と費用、郵送にかかる準備の時間と費用を大幅に削減できるのです。
出典：郵便局「特定記録」
どんな企業が導入を検討すべきなの？
クラウドサインの導入をおすすめしたい企業は、以下のケースです。
- ・取引先と素早く契約を交わした企業
- ・在宅ワーカーと業務提携をする必要がある企業
取引先と素早く契約を交わした企業
クラウドサインは、契約の締結がスピーディに交わせるので、取引先との契約を素早く交わしたい企業におすすめです。
競争が激しい業界・商材で提案している場合、契約書面の準備段階で、顧客の心境が変わってしまうリスクがあります。
ビジネスチャンスの損失につながるので、契約書面の準備は急ぎ対応したいものの、営業担当の予定が埋まっていると、遅延が発生します。
クラウドサインであれば、訪問や郵送の手間や時間を削減できるので、ある程度形にした契約書の体裁を整え、顧客にメール送信するのみです。
「クラウド上の契約締結は心配」と考える方もいるかも知れませんが、電子契約は法律的にも有効です。
従来の紙ベース同等の法的効力を持っているので、安心しながら業務提携までの効率を高められるでしょう。
在宅ワーカーと業務提携をする必要がある企業
クラウドサインを活用するシーンとして、もう1つ挙げられるのが在宅ワーカーとの業務提携です。
筆者もリモートで働くWebライターとして、複数の企業と業務委託契約を結んでいます。
多くのケースで社外秘の情報は顧客情報も取り扱う関係から業務提携していると想定できます。
全国各地の企業と業務委託契約を結んでいますが、都度訪問してもらったり郵送してもらったりの時間が削減されるのが魅力です。
条件のすり合わせから契約締結し、作業開始までのやり取りを1日で完結した経験もあります。
SEOを含めたマーケティング業界では、多くのクリエイターへ外注しているケースもあるでしょう。
同時にSEOコンサルやSEOライターなど、専門知識やスキルを保有している人材に仕事を振るシーンを想定し、使えるようになっておくのが無難です。
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まとめ
今回は筆者も利用しているクラウドサインのメリットや導入をおすすめしたい企業について紹介しました。
WebライターやWebデザイナーなどのクリエイターに外注するケース以外にも、競合他社に負けないスピード感を求めている企業におすすめです。
営業活動にかかる移動時間や交通費・郵送料などの費用も削減できるので、多くのメリットが挙げられます。
書類を管理する際も顧客名の検索でヒットするので、迅速な対応が可能です。 クラウドサインは、業務効率の改善が期待できるサービスなので、ぜひ一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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