【担当者必見】退職代行を使われたらどうすれば？人事としての対応について解説

近年、退職の意思を直接伝えることなく会社を辞める手段として「退職代行サービス」を利用する方が増えています。

人事担当者としては、予期せぬ退職代行の利用に戸惑う方もいるでしょう。

しかし、適切な対応をすれば、トラブルを最小限に抑えられるだけでなく、円満な退職につなげられるのです。

本記事では、退職代行を利用された場合、会社側はどう対応すべきなのか、人事担当者向けに詳しく解説します。

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そもそも退職代行とは

退職代行とは、退職を希望する従業員の代わりに、会社へ退職の意思を伝え、退職手続きを代行するサービスです。

弁護士や労働組合、一般企業などが運営しており、それぞれサービス内容や料金が異なります。

退職希望者は、会社に対し「退職の意思を伝えにくい」「会社との交渉が不安」といった理由から利用される傾向があります。

実際に、2024年に実施された東京商工リサーチの調査結果でも、大企業で約20％、中小企業で約8％が退職代行を使ったデータが公表されました。

退職代行が使われたケースは増えており、認知度や利用数も増えているのが実情です。

参考：東京商工リサーチ｜「退職代行」業者から連絡、大企業の約2割が経験　人材確保に「賃上げ」、「休日増」などで対抗

退職代行を使われたとき会社側で対応すべきこと

退職代行業者から従業員の退職意思の連絡があった場合、冷静かつ迅速に対応する必要があります。

感情的な対応は避け、法律や社内規定に則り、スムーズな退職手続きを進めなければいけません。

退職代行を使われた場合、以下の項目に注意しながら進めていきましょう。

• ・退職代行業者の身元確認
• ・従業員の意思確認
• ・退職届の提出依頼
• ・貸与品の返却依頼

退職代行業者の身元確認

退職代行業者から連絡を受けた際、まず連絡をしてきた業者の身元を確認するのが大切です。

• ・本当に実在する業者なのか
• ・連絡してきた担当者は誰なのか
• ・会社の所在地や連絡先は正しいかなど

上記のポイントをインターネットや電話帳などで確認しましょう。

とくに弁護士や労働組合を名乗る業者は、所属団体への登録状況や資格を保有しているかの確認が不可欠です。

不審な点があれば、安易に個人情報を伝えたり、手続きを進めたりせず、弁護士や専門機関に相談するのをおすすめします。

従業員の意思確認

退職代行を使われた際、従業員本人からの依頼であるかを確認しましょう。

従業員本人が本当に退職の意思があるのかは、直接確認する必要があります。

しかし、本人と連絡が取れない場合は、退職代行業者に委任状や従業員本人の身分証コピーなど、書類の提示を求めてください。

従業員本人の退職意思は、委任状や身分証のコピーがあるかどうかで判断がつきます。

退職届の提出依頼

従業員本人の退職意思が確認できたら、正式な退職手続きのために退職届の提出を依頼しましょう。

退職代行の多くが退職届の形式や記載事項について確認されるため、社内規定に沿った指示をしてください。

会社で書式が決まっているなら、フォーマットを送り、返送してもらいましょう。

退職代行業者を介して提出を依頼する場合は、原本の郵送を求めてください。

退職届の提出期限を明確に伝えけば、退職に向けた手続きを円滑に進められます。

貸与品の返却依頼

会社から備品を貸与している場合、従業員に返却依頼をしておきましょう。

とくにパソコン、社用スマホ、社員証を含め、社外秘情報の資料は、速やかに返却を依頼するのがおすすめです。

退職代行業者を通じて返却を依頼する場合、返却方法や返却先を具体的に指示しましょう。

返却状況を確認し、未返却の物品があれば再度返却を促す必要があります。

退職代行を使われないためにしておきたい項目

退職代行の利用は、企業にとっても避けたい事態です。

従業員が退職代行を利用せざるを得ない状況を作らないためにも、以下の項目に注意しておきましょう。

• ・従業員と円満な関係を構築する
• ・退職代行を使いそうな従業員の特徴を把握する

従業員と円満な関係を構築する

退職代行を使われずに済むようにするには、日頃から従業員と良好なコミュニケーションを図り、信頼関係を築くのが大切です。

従業員が抱える悩みや不満を早期に把握し、適切な対応を取れば、退職を思いとどまる可能性が高まるでしょう。

従業員との定期的な面談の実施や、相談しやすい雰囲気づくりなど、従業員が安心して働ける環境作りを心がけるのがおすすめです。

退職代行を使いそうな従業員の特徴を把握する

退職代行を使いそうな従業員を把握しておくと、事前に対策しやすくなります。

たとえば以下のような方が退職代行を使いやすい傾向にあります。

• ・普段からコミュニケーション不足な方
• ・不満を溜め込みやすい方
• ・ストレスを抱えやすい方など

上記のような従業員に対しては、積極的にコミュニケーションを図り、悩みや不安を共有する機会を設けましょう。

問題解決に努めて退職代行の利用を未然に防いでいきましょう。

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まとめ

従業員に退職代行を使われた場合、冷静かつ迅速に対応し、法律や社内規定に則り、手続きを進めるのが大切です。

また、退職代行の利用を未然に防ぐためには、日頃から従業員と良好なコミュニケーションを図り、労働環境の見直しを行う必要があります。

従業員が安心して働ける環境づくりこそが、退職代行の利用を防ぐ方法としておすすめです。

従業員との信頼関係を構築し、労働環境を整えていき企業の成長につなげましょう。

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