waaqLink（ワークリンク）はオンライン会議を自動化できる！労力削減したい担当者におすすめしたいポイントをお伝えします！

「定例ではないミーティングが多く、その都度スケジュール調整するのが手間」

「メンバーの意見を集めながら調整するのは労力がかかる」

などと悩みを抱えた経験はありませんか？

筆者は今、Webディレクターとしての稼働も多いため、所属ライターとのミーティングが発生した際、都度スケジュール調整していました。

そこでおすすめしてもらったツールがwaaqLink（ワークリンク）です。

今回はwaaqLinkを使ってみて感じた魅力や具体的な活用方法などを紹介します。

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waaqLink（ワークリンク）とは？

waaqLinkとは、日程調整ツールの1つで企業から個人まで、幅広い立場の方が活用しているオンライン日程調整ツールです。

ビジネスシーンで例えると、会議や商談など多くのシーンで日程調整をするでしょう。

「〇月〇日の昼過ぎに会議がしたい」と考えた際、参加者のスケジュールを確認したうえで会議日程を決めるのは手間に感じます。

そこでwaaqLinkを活用すれば、自分と相手の空き時間を視覚化でき、投票形式で日程調整もできるのです。

相手に自分の空き時間から選んでもらう方法や、候補日の中から選択してもらう方法など、選択方法のカスタマイズ性に長けています。

リモートワークやフリーランスへ外注しているシーンなど、オフィス内で声をかける手段が選べない働き方を導入している企業におすすめです。

waaqLinkを使った日程調整方法

waaqLinkを活用したい代表的なシーンである日程調整は、以下の使い分けが可能です。

●日時指定
●予約の受付
●投票形式

順番に活用方法を解説していきます。

日時指定

waaqLinkを使って日程調整する際、日時指定を活用するのが大半です。

特定の日時を事前に設定しておけるので、コミュニケーションエラーも起きにくいでしょう。

1.waaqLinkのダッシュボードにアクセスし、新しい日程調整を作成する
2.「日時指定」のオプションで特定の日時を選択する。年、月、日、時間を入力して具体的な日時を設定する
3.複数の日時を指定して、参加者が複数の選択肢から最適な日時を選べるようにする
4.設定した日時に基づいて参加者にリンクを送信する
5.参加者は指定された日時の中から都合の良い時間を選ぶ
6.waaqLinkのインターフェースを使って参加者が簡単に回答する

上記手順を踏めば、日程調整が可能です。

シンプルで使いやすいツールなので、忙しい日々に追われていてもメンバーとの日程調整にかける時間を節約できます。

予約の受付

waaqLinkを使った予約の受付は、空いた時間に予定を入れられないようブロックする機能として活用できます。

カレンダーツールと連携できるので、ダブルブッキングを防止するのに活用されています。

特定の曜日・時間で決まったアクションを起こす予定がある方は予約設定しておくのがおすすめです。

1.waaqLinkにログインし「予約設定」ページにアクセス
2.予約を受け付けたい日時や時間帯を設定
3.週単位や月単位での設定
4.特定の曜日や時間帯をブロック
5.予約フォームをカスタマイズ
6.予約時に必要な情報（名前、連絡先、目的など）を入力フォームとして追加
7.カスタマイズ可能な自動返信メール機能を設定

上記の設定が可能なので、チームミーティングの募集でも活用できます。

一度に複数人への予約が可能で、参加者全員の日程調整を一斉に管理でき、イベント運営でも活用できるでしょう。

統計機能もあるので、出席と欠席の数値を視覚化できるので、顧客管理やリスト作成にも役立つツールです。

投票形式

waaqLinkの投票形式による日程調整は、チームメンバーとのミーティングを設定する際に活用されるシーンが多いでしょう。

参加者の意見を聞きながら日程調整する機能で、チーム全員からの意見を集約する手間が削減できます。

投票機能を使う手順は以下の通りです。

1.waaqLinkのダッシュボードにログインし「新しい投票の作成」ボタンをクリック
2.投票のタイトルを入力し、参加者に共有するメッセージを記載
3.候補となる複数の日程を選択肢として追加（各日程には、具体的な日時や時間帯を設定可能）
4.日程の候補が決まったら、参加者のリストを作成
5.メールアドレスやwaaqLinkのユーザーIDを使用して、参加者を招待
6.招待が完了すると、参加者には投票のリンクが送信され、そのリンクをクリックして投票画面にアクセス

上記手順で集まった意見の中から最も多かった日程にミーティングを入れるだけで日程調整ができます。

投票の結果もグラフで集計できるので、どの日程が最も人気があったのか、どの日程を避けるべきなのか一目瞭然です。

参加者の意見を公平に反映させつつ、スムーズに日程調整したい方におすすめです。

waaqLinkはこんな企業におすすめ！

waaqLinkは、日程調整や会議のスケジュール管理を効率化するためのツールであり、以下のような企業におすすめです。

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まとめ

今回は日程調整管理ツールであるwaaqLinkの魅力や使い方などを紹介しました。

waaqLinkは日時指定や予約のブロック、投票による日程調整などの機能が採用されています。

「〇月〇日の昼過ぎに会議がしたい」と連絡した際、Zoomのリンクを共有していても、チャットが埋もれてしまうケースもあるでしょう。

筆者自身もミーティングの日程調整をチャットでやり取りし、Googleカレンダーに反映する手間が生じていました。

waaqLinkを活用すれば、リンクとして通知が届くので手間なく日程調整が可能です。

日程調整の手間を削減したい方は導入を検討してみてください。

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