スケジュール管理ツールがおすすめの理由とは？筆者も活用しているおすすめのアプリも紹介します！

営業職や納期が関わってくるクリエイターなど、スケジュール管理の重要性を感じている方も少なくないでしょう。

しかし中には「スケジュールの管理だけで時間が取られてしまう」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

本記事では、ツールを毎日活用している筆者がおすすめしたいスケジュール管理ツールを紹介します。

ツールを導入するメリットや、ツールを選ぶ際に見ておきたいポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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スケジュール管理を活用する目的

スケジュール管理を活用するのは、以下のようなメリットがあります。

●業務を効率化できる
●対応漏れを防げる

業務を効率化できる

スケジュール管理を導入すると、筆者の体感として紙媒体より効率的にタスクを進められるメリットがあります。

ツールやアプリで活用しておくと、ワンクリックでタスクを追加できます。

毎週・毎月追加したいタスクがある場合は「繰り返し機能」で簡単に追加できるのがメリットです。

リマインダー機能であれば、スケジュールに追加した予定の開始時間や期日などのタイミングに対し、指定した時間で通知が鳴るよう設定できます。

一方で紙媒体の場合、繰り返し機能も手書きになり、通知も鳴らないのでスケジュールやタスク漏れの恐れがあります。

つまりタスクを効率的に進めるには、スケジュール管理のツールを導入するのがおすすめなのです。

対応漏れを防げる

スケジュール管理ツールやアプリは、対応漏れを防止する機能が搭載されています。

前述でも触れたように、リマインダー機能はスケジュール管理ツールの特徴でもあります。

そもそもスケジュール管理ツールの多くは、たとえ無料であっても見やすさを重視しているので、予定が把握しやすくなります。

無料のスケジュール管理ツールを選ぶポイント

スケジュール管理ツールは、無料であっても活用できるツールがありますが、以下のポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

●操作感が簡単かどうか
●オンラインで共有できるか

操作感が簡単かどうか

スケジュール管理ツールは、スマホやタブレット、PCで操作する必要があるので操作感が簡単なツールがおすすめです。

操作感が複雑な場合「〇〇（ツール名）　使い方」と調べたり、ツールの使い方を教えたりする手間がかかってしまいます。

追加するスケジュールを「日単位」「時間単位」で管理できます。

●日単位：7月22日〜24日　出張
●時間単位：7月25日　15時〜　打ち合わせ

上記のようなスケジュールを追加できるか、追加するための操作は簡単かどうか、無料のツールで試してみるのがおすすめです。

オンラインで共有できるか

スケジュール管理ツールを導入するシーンでよくあるのがビジネスシーンでしょう。

当然、プライベートでも活用できますが社内で共有するのが導入の目的なら、オンライン共有できるツールがおすすめです。

オンライン共有できるツールであれば、スケジュールを忘れてしまった際にはメンバーがフォローしてくれるでしょう。

上司がメンバーとの打ち合わせを入れたい際も、商談で外出するかどうかをオンラインで確認できるのです。

仕事で使ったスケジュール管理ツールが気に入って、プライベートでも導入する際は情報共有できないよう設定しておくのがおすすめです。

ツールによっては複数のカレンダーを追加できる機能もあるので、プライベートの予定までオンラインで共有されないよう注意しましょう。

無料で使えるおすすめのスケジュール管理アプリ

ここからは筆者も活用しているおすすめのスケジュール管理アプリを紹介します。

●Googleカレンダー
●Time Tree

外出先でもスマホ1つ、片手で操作できる手軽さを感じているので、ぜひ参考にしてください。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleアカウントを作成しているユーザーが無料で利用できるアプリです。

スマホやタブレット、PCそれぞれに対応しているのが魅力で、ビジネスとプライベートの使い分けもできます。

スケジュールだけでなく、ToDoリストを使えばタスクも追加できるので対応漏れも防止しやすいでしょう。

Gmailと連携させたスケジュール管理アプリなので、ホテルや美容院などの予約を自動で追加してくれるのも特徴的です。

場所の追加もできるので、飲み会の会場を共有するようなシーンでも活用できます。

Time Tree

Time Treeは、オンラインでスケジュールを共有できるだけでなく、メンバー間のコミュニケーションもできるアプリです。

通知設定をオンにしていれば、新しいスケジュールが追加や変更されると即時通知が届きます。

スケジュールごとにメッセージ欄が搭載されているので、離れた場所で働くメンバーに共有するようなシーンでも活用できるでしょう。

チャットツールだと言わば「チャット漏れ」が起きやすい一方で、Time Treeであればスケジュールごとにコミュニケーションができるので、おすすめです。

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まとめ

本記事ではスケジュール管理ツールを日々活用している筆者が、導入するメリットやツールを選ぶポイント、おすすめのアプリを紹介しました。

無料であっても効率的にタスクを進められたり対応漏れを防げたりできる魅力的なツールです。

紙媒体では、都度書き込む必要があったのに対し、スケジュール管理ツールであれば繰り返し機能でワンクリック追加が可能です。

無料でも十分活用できるツールがあるので、まだ使っていない方は無料のツールから試してみてはいかがでしょうか。

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