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タグ一覧【企業向け】職場での旧姓使用を認めるメリット・デメリット、管理するポイントを解説
昨今、入籍して苗字が変わっても、旧姓のまま仕事をする人が増えてきています。
労働者においてメリットの高い旧姓使用ですが、対して企業側にはどんなメリット・デメリットが存在するのでしょうか。
そこで本記事では、旧姓使用について企業視点で解説。旧姓を使用する従業員の管理ポイントについても触れているので、人事担当者の方は必見です。
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目次
職場での旧姓使用の実態
はじめに、職場での旧姓使用を認めている企業の実態を見ていきましょう。
帝国データバンクの調査によると、職場での旧姓使用を認めている企業は全体の「63.6%」に及びました。さらに、旧姓使用を検討中の企業を含めると、全体の7割を超える結果に。
また、企業の規模別にみると、以下のように規模が大きい企業ほど旧姓使用が進んでいます。
・大企業：78.7%
・中小企業：69.0%
・小規模企業：64.0%
旧姓使用に対する企業の負担感に関しても、半数以上が「負担感はない」と回答しています。
参考：旧姓の通称使用に関する企業の実態アンケート（帝国データバンク）
企業における旧姓使用の＜メリット＞
ここからは、企業から見た旧姓使用のメリットをご紹介します。
名刺やメールアドレスを変更する手間がない
結婚などで姓が変わると、名刺やメールアドレス、社内システムの登録情報などをすべて更新する必要が出てきます。
旧姓使用を認めれば、こうした手間を省くことができ、本人の負担を減らすだけでなく、担当者の事務作業も削減することが可能です。
また、営業職などでは、旧姓のまま使用することで取引先との信頼関係を維持できるという利点もあります。
社内外のやり取りがスムーズに
旧姓を使い続けてもらうことで、従来の取引先や社内の従業員の混乱を防ぐことにも繋がります。
従業員側からすれば、苗字が変わることで「説明が面倒」「別人だと勘違いされてしまう」という声も少なくありません。
旧姓使用を認めることで、これまでの人間関係や業務の流れを保ち、コミュニケーションの負担を減らすことができます。
従業員のプライバシーを保護できる
姓の変更には個人的な事情が関わり、結婚や離婚といった私的な理由で名前が変わったことを周囲に知られたくないという従業員もいます。
実際に、苗字が変わったことでプライベートを詮索された経験があるという人も。
参考：職場で使う名字、「旧姓or新姓どっちにした？」「そのメリットは？」（ゼクシィ）
個人のプライバシーを守ることで、従業員が安心して働ける環境となり、働きやすさへの取り組みとしても評価されやすくなります。
企業における旧姓使用の＜デメリット＞
そういった業務上での負担軽減やプライバシー保護のメリットがある一方で、企業にとっては注意すべきデメリットも存在します。
旧姓と戸籍名を使い分ける必要がある
公的な手続きでは、戸籍上の姓を使う必要があります。たとえば、給与明細、源泉徴収票、健康保険などの事務処理では、必ず戸籍名を使用します。
その一方で、社内表示やメールなどでは旧姓を使うと、場面ごとに使い分けが必要になり、混乱やミスが起こりやすくなります。
特に新しい社員や外部の関係者にとっては、誰のことを指しているのか分かりにくくなる可能性があるでしょう。
部署間での連携がスムーズにいかない恐れ
旧姓使用の運用ルールが明確でない場合、部署ごとに対応が異なり、混乱を招くことがあります。
たとえば、総務部では戸籍名、人事部では旧姓、現場ではニックネームのように複数の呼び方が存在すると、情報共有や連携がスムーズにいかなくなる可能性があります。
誰がどの名前を使っているのかを把握できないと、トラブルの原因になりかねません。
旧姓使用の従業員を管理するポイント
こういった混乱やトラブルを防ぐためには、企業が管理する上で注意すべきことがあります。
具体的なポイントを3つ、以降でお伝えします。
戸籍名との紐づけ管理
旧姓を使う従業員がいても、企業としては戸籍名を正しく把握し、各種書類やシステムで一貫して管理する必要があります。
人事システムには「旧姓」と「戸籍名」の両方を登録して紐づけることが有効です。
すると、社内での認識を統一でき、本人確認や法的手続きでのミスを防ぐことができます。
旧姓使用の明確なルールを整備
旧姓を使用できる場面と、戸籍名を使う必要がある場面を社内で明確に分け、ルール化しておくことも大切です。
たとえば、以下のようなガイドラインを設定するのがおすすめです。
・「旧姓」使用：名刺、社内メール、内線表など
・「戸籍名」使用：給与関連、社会保険、契約書など
本人確認の徹底
旧姓と戸籍名を併用する場合、本人確認の際には必ず戸籍名で確認を行うようにしましょう。
特にセキュリティが重要な業務では、本人照合が確実に行えることが最優先なためです。
社員証やログイン名などに旧姓と戸籍名を併記するなど、見た目の名前と正式な記録を一致させる仕組みを整えることも有効です。
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まとめ
旧姓の使用を職場で認めることは、従業員にとって大きな安心や働きやすさにつながります。
一方で、企業側には管理や手続きの手間が発生するため、明確なルール設定を設ける必要があります。
従業員一人ひとりの事
情を尊重しつつ、職場全体の混乱を招かないよう、部署間での連携を取って管理していきましょう。
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