採用担当者が知っておきたい「入社承諾書」の基本と活用方法について

新卒・中途を問わず、内定を出した後に「入社承諾書」のやり取りを行う企業は多いでしょう。

入社承諾書は、内定者の入社の意思を確認する上で重要な書類です。

しかし、採用活動が多忙になると、つい形式的になりがちで、その意味や役割をあまり意識せずに使ってしまっているケースもあるかもしれません。

そこで本記事では、入社承諾書の基本やメリット、活用のポイントについて解説します。

▼採用担当者様へ：会社見学と仕事体験の採用/求人サイトのWorkWork（わくわく）ポータルへ掲載しませんか？

入社承諾書とは

入社承諾書とは、内定から内定を受けた求職者が、「内定を受け入れて、その会社に入社する意思がある」ことを正式に伝えるための書類です。

企業からすれば、内定者が入社する意志を明確に持っていることを文書で確認できる点で、安心材料のひとつとなります。

一般的には、内定通知書と一緒に送付し、内定者が署名・押印して1～2週間以内の返送を依頼します。

法的な効力はある？

結論から申し上げると、入社承諾書自体が強い法的拘束力を持つわけではありません。

日本の労働契約は、企業と労働者の合意により成立するため、承諾書の提出だけで契約が完了するとは限らないのです。

ただし、入社承諾書が無意味というわけではありません。

内定辞退の抑止力として一定の効果を持ち、両者の信頼関係を築くためにも有効な書類です。

企業における入社承諾書のメリット

入社承諾書は、企業にとってさまざまなメリットがあります。ここでは主なメリットを2つの観点から解説します。

内定者の入社意思を文書で確認できる

採用活動において最も気になるのが、内定者が本当に入社するかどうかという点です。

面談や口頭では確認できていても、最終的に辞退されるリスクは残ります。

そこで入社承諾書を提出してもらうことで、「正式に意思を表明した」という証明を得ることができます。

内定辞退を防ぐ

入社承諾書の提出は、内定者にとって「この会社に入社する」という意識が強まります。

特に新卒の場合は、他社と決めかねていることも多いに考えられるため、承諾書にサインすることで、気持ちが固まりやすくなるという効果も期待できるでしょう。

もし入社直前で辞退されてしまったら、採用活動にかかった多大な時間とコストが全て水の泡になってしまいます。

そういった事態を防ぐ意味でも、有効な手段だと言えます。

入社承諾書に記載すべき内容

入社承諾書には、以下のような項目を含めるのが一般的です。

・入社日
・所属予定の部署や職種（決まっていれば）
・本人の氏名、住所、生年月日
・入社意思の表明文
・署名・押印欄
・提出日

文面はあくまでも丁寧に、かつ分かりやすくがポイント。「私は貴社の内定を受け、入社することをここに承諾いたします。」など、簡潔で誤解のない表現を使いましょう。

内定者の不安を取り除くためにも、企業側の連絡先や問い合わせ窓口なども記載しておくと親切です。

入社承諾書の注意点／トラブルを防ぐポイント

最後に、入社承諾書を活用する際の「注意点」や「トラブルを防ぐポイント」を解説します。

些細なミスが内定辞退に繋がってしまったり、トラブルに発展してしまったりする可能性もあるため、慎重に進めていきましょう。

提出の押し付けはNG

前提として、内定者は入社承諾書を提出した後でも、「入社日の2週間前まで」なら辞退ができます。

もし承諾書の提出を強く求めすぎてしまえば、内定者がプレッシャーを感じ、 “オワハラ”と認定されてしまう可能性も。

トラブルの原因になりかねないため、丁寧かつ優しい対応が求められます。

未確定な情報は明記しない

入社日や配属先など、まだ確定していない情報を記載してしまうと、後に「話が違う」といった揉め事に繋がりかねません。

未定の項目は「調整中」「未定」と記載し、補足の説明を加えるなどして誤解を防ぎましょう。

紙と電子、どちらでも対応できる体制を

従来は紙でのやり取りが主流でしたが、最近では電子署名を利用するケースも増えてきました。

どちらの形式にも対応できる柔軟な体制を整えることで、内定者にとっても負担の少ない対応が可能になります。

▼採用担当者様へ：会社見学と仕事体験の採用/求人サイトのWorkWork（わくわく）ポータルへ掲載しませんか？

まとめ

入社承諾書は、単なる事務手続きのひとつではありません。

内定者の入社意思を明確にすることはもちろん、企業と内定者の信頼関係を築く第一歩となる重要なステップです。

入社直前にトラブルが発生してしまわないためにも、丁寧かつ円滑なやり取りを心がけ、「入社したい」と思ってもらえるような細かいフォローを行っていきましょう。

\こちらもおすすめ/

▼3月時点で内定率が40％も⁉ 就活で内定が早まっている理由や早期内定の注意点について解説

▼【トレンド入り】内定辞退を回避する「オヤカク」とは？親の意見が内定に繋がるワケや対策例をご紹介

▼内定取り消しは許されない？ 実例をふまえた“認められる”ケースと“認められない”ケースを解説