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事務職の種類はどんなものがある?以外と知らない業務内容の違いと、あると役立つスキルを紹介

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資料作成や電話対応をしたり、他の社員が働きやすいようにサポートをしたりする役割を担う〝事務職〟ですが、業界や部署によって具体的な業務内容はさまざまです。

毎日単純作業を黙々とこなし、定時に帰りやすいというイメージを抱く方も多いかと思いますが、すべての事務職が同じような業務をこなすというわけではありません。

本記事では、事務職について知りたいという方に向けて、業界・部署別で分けた事務職の業務内容と、あると役立つスキルについて紹介しています。

事務職について

事務職の業務内容を広くあげると、おもに資料作成や電話・来客対応、社員のサポートなどです。

直接的に会社の利益に繋がる仕事ではないものの、会社を経営するうえでは欠かせない、縁の下の力持ちのような役割を担います。

事務職の業務内容といえば、机に向かってでコツコツとルーティーンワークをこなすものだと想像する方も多いかと思いますが、一概にそういうわけではなく、企業や部署によってやらなければいけないことが異なります。

基本的なパソコン操作能力はもちろん必要となりますが、ひとつひとつの作業をミスなく丁寧にこなす能力、ビジネスマナーを守りつつ電話対応や来客対応ができるコミュニケーション能力も大切です。

人前で目立つことよりも裏方でしっかりと他社員のサポートがしたいと思えるメンタリティが備わっている人は、事務職の適正があるでしょう。

事務職の種類と業務内容

ここからは、事務職の種類別業務内容と役立つスキルにについて解説していきます。

種類ごとに業務内容は異なりますが、どの事務職も共通してパソコンを使うので、パソコンのスキルの証明になる国家資格「MOS」を取得しておくと業務に活かせるのでおすすめです。

また、ビジネスマナーについての知識が身に付く「秘書検定」「ビジネス文書検定」も勉強しておけば、社内での常識ある振る舞いや、メール・お礼状の作成に役立つでしょう。

未経験でも始めやすい事務職

●一般事務

一般事務は、特定の分野の業務を専門的にこなすのではなく、広い分野の庶務を担います。

事務作業の内容は企業によってさまざまですが、おもにデータ集計、資料作成、郵便物の仕分け、電話・来客対応などの業務が一般的です。

〝事務職〟のなかでも最も仕事内容がイメージしやすいかもしれません。

会社によっては事務職が部署ごとに分かれておらず、より幅広い業務を任される可能性があります。

基本的なパソコンスキルはあったほうが良いですが特殊なスキルは不要のため、人気が高いです。

●営業事務

営業事務は、営業部に所属し、営業担当社員のサポートをする役割を担います。

営業担当者から支持をもらい、見積書の作成や納品書作成、受発注処理、売上管理などをするのがおもな業務内容です。

また、営業部にはクライアントからクレームが入る場合があります。

営業事務は、営業担当者をはじめ関係部署ともやりとりを密に行いながらクレームに対して都度適切な対応をしなくてはいけません。

そのため、コミュニケーション能力も求められます。

営業担当者が日々営業活動に集中するためには営業事務の手助けが必要不可欠です。

業務を円滑に進めるために営業担当者とうまく関わっていくことが重要となるでしょう。

●総務事務

総務事務は、総務部で働く事務職のことです。

おもな業務は、文書・備品・施設の管理や、社内の規定管理、文書の作成のほか、経理や広報の役割を任せられることもあります。

会社によってはほかの部署が扱うことができない分野を任されるので、取り扱う内容は多岐に渡り、幅広い業務をこなさなくてはいけません。

部署に限らず会社全体のサポートを担います。

特殊スキルが役立つ事務職

●経理事務

経理事務は、おもに会社のお金を記録し、管理する業務を担います。

日々変動する現金や預金の動き、残高の確認をし、出入金管理や帳簿の作成、伝票の仕訳処理、各部署の経費精算など、お金関係の取り扱いが難しい業務がほとんどです。

四半期・年次の会社の決算期や年末調整の時期は、会計業務もこなさなす必要があるため、繁忙期になります。

経理事務の場合、応募資格に簿記検定合格を挙げている企業があるため、特に簿記の知識を身に付けておくことが就活するうえで有利になります。

★役立つスキル

・日商簿記検定

・給与計算検定

・ビジネス会計検定

●人事事務

人事事務は、人事部に所属する事務職のことです。

一般的には、給与管理や労務管理に加えて、人事制度や就業規則の構築や改訂と社内の人員配置を行う人事企画、人事採用を任されることが多いです。

社外には絶対に公開してはいけない社員の給与や評価などを絶対に流出させないように、しっかりと守秘義務を守って管理する必要があります。

人事事務の業務をこなしていくうちに身に付いたスキルは「社会保険労務士」という国家資格取得のために役立つので、自分自身のスキルアップにつながるというやりがいがあります。

★役立つスキル

・キャリアコンサルタント (国家資格)

・衛生管理者 (国家資格)

・衛生管理者 (国家資格)

・社会保険労務士 (国家資格)

・給与計算実務能力検定

●法務事務

法務事務は、企業の法務部に所属する事務職のことを指します。

各種契約書の作成やチェックや、Webサイトに掲載する規約作成や改編、登記簿謄本や印鑑証明書の取得、法律に関する問合せ対応など、専門性の高い業務を任されることがほとんどです。そのため、法律に関する知識はある程度身に付けておく必要があります。

外資企業とのやりとりがある場合は、ビジネス英語を用いてやりとりができるほどの英語力がなければいけません。

法務部を設けている企業自体が多くないため、求人の募集も他の事務職に比べて少なめです。

★役立つスキル

・法律関係の国家資格(弁護士・司法書士・行政書士など)

・TOEIC(800点以上)

●貿易事務

貿易事務は、海外と取引のあるメーカーや商社、船舶会社などに必要とされます。

原材料や商品の輸出・輸入で海外との取引を行う際、契約に必要な書類を作成したり、輸出入通関手配、在庫管理をしたりするのがおもな業務です。

書類作成や海外企業とのやりとりで頻繁に英語が使われるため、語学力必須。

また、貿易に関する法的な知識も身に付けると、将来的なキャリアアップに繋がります。

★役立つスキル

・TOEIC(800点以上)

・日商ビジネス英語

・貿易実務検定

・通関士試験

●医療事務

医療機関で、来院した患者の診察確認や会計事務や診療報酬明細書の作成、カルテ整理、入退院の手続きを行う医療事務。

資格などは必要ありませんが、医療機関特有の専門用語を多く使うため、専門学校や通信教育などで薬価点数や請求書の作成などの基礎的な知識を身に付けてから就職する人が大多数です。

★役立つスキル

・診療報酬請求事務能力認定試験

・医療事務技能審査試験

まとめ

本記事では、事務職の種類別業務内容と、事務職をするうえであると役立つスキルについてご紹介しました。

〝事務職〟とひとことで言っても、業界や部署によって業務内容も、求められるスキルも異なります。

事務職に就きたいという方は、具体的にどのような業務をこなしたいか、どんな働き方がしたいかをよく考えて求人をお探しくださいね。

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あゆりんご

編集・ライター

Webメディアでの情報収集が大好きなZ世代。 働く人も雇う人も、みなさんがなるべくワクワク働くためのお手伝いがしたいです!
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