体調不良で会社を休みたいときどう伝える？適切な伝え方とマナーを解説

突然の体調不良で、会社になんて伝えようと迷われた経験がある方も多いのではないでしょうか。相手からスムーズに理解を得るためには、伝え方のポイントを押さえることが大切です。

今回は、体調不良で会社を休みたいときの伝え方について解説します。具体的な伝え方の例文もあるため、ぜひ参考にしてください。

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体調不良で休む際の基本的なマナー

体調不良で休むとき、まずは基本的なマナーを理解することが大切です。

連絡のタイミングは？

体調不良で休む際には、必ず始業前に連絡するのがマナーです。始業後に連絡すると、職場に混乱を生じさせ、迷惑をかけることにつながります。体調が優れない事情があるとはいえ、心象が良くありません。

また始業前といっても、できるだけ早い段階で連絡することが大切です。開始時刻ギリギリの連絡だと、準備や引き継ぎが十分にできないおそれがあります。急な体調不良の場合でも、始業前2時間前を目安に連絡を入れるよう心がけましょう。

電話とメール、どちらを使うべき？

体調不良を伝える際、電話とメールのどちらが適切かは、職場のルールや文化によっても異なります。しかし一般的には、電話で直接上司に連絡するのが望ましいでしょう。欠席の連絡は、会社の業務に影響を及ぼす重要な要件であるため、電話での連絡が基本的なマナーといえます。

一方で、前日から体調不良で出勤できないことがわかっている場合や、声が出せないときは、メールやチャットツールでも許容される場合があります。ただし、いずれの場合でも会社の文化やルールにしたがって適切な方法を選ぶことが大切です。

休む理由の伝え方のポイント【例文つき】

会社を休みたいことを伝えるときは、以下のポイントを押さえましょう。

• ・具体的かつ簡潔に伝える
• ・誠実な対応を心がける
• ・復職時にお詫びとお礼を伝える

それぞれ詳しく解説します。

具体的かつ簡潔に伝える

休む理由を伝えるときは、具体的で簡潔な内容にすることが大切です。「体調不良」といった表現は広範囲を含むため、「発熱」や「腹痛」など、可能な範囲で状況を少し詳しく伝えるだけでも、受け手の理解が深まります。

「急な連絡で申し訳ありません」と一言添えることで、相手に対する配慮が伝わりやすくなります。ただし、あまりに細部にわたる情報や感情的な表現は避け、必要最低限の情報に留めましょう。丁寧な言葉遣いを心がけることもポイントです。

誠実な対応を心がける

体調不良を理由に休む場合、簡潔かつ誠実に伝えることが重要です。体調不良による休みがやむを得ない状況であるとはいえ、職場の同僚や上司に迷惑をかけてしまう可能性があります。謝意をしっかりと伝えましょう。

さらに、業務の進行に影響がある場合には「ご迷惑をおかけします」や「ご対応をお願いし申し訳ありません」といった表現を使い、真摯な態度を示すことが職場での信頼を保つポイントです。

相手が理解しやすい形で要件を伝えると良いでしょう。信頼感を損なわないためにも、職場に配慮する姿勢を示すことが重要です。

復職時にひと言お詫びやお礼を伝える

体調不良で休んだ後、復職時には上司や同僚にひと言お詫びやお礼を伝えることが重要です。休んで迷惑をかけたことにお詫びの気持ちを示すことで、相手に与える印象が大きく変わります。

こうした心遣いを示すことで、職場での信頼関係を保つことにつながります。

また、休んでいる間に発生した業務を引き継いでもらった場合、その対応も抜かりなく行う必要があります。復職後はまず、誰がどの業務を引き継いでくれたのか確認し、それぞれに感謝の気持ちを伝えましょう。

そして、未完のタスクや報告があれば迅速に対応し、スムーズに業務を再開できるよう努めることが重要です。

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まとめ：体調不良で休みたいときは誠実な対応を心がけましょう

体調不良で休みたいときは、基本的なマナーを守り、誠実な対応を心がけることで、職場から理解を得られやすくなります。

信頼関係を保つためには、適切に引き継ぎを行い、復職後に感謝の気持ちを伝えることも大切です。休みを取ることに対して承諾が得られたら、静養に専念して問題ありません。

体調不良で会社を休む際のマナーを身につけ、職場との良好な関係の維持に努めましょう。

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