PREP法を使いこなせるかがデキる人への第一歩？職場で活かす具体例とともに解説！

2024.10.15　43 view

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「上司に報告（相談）する時に考えがまとまらず時間がかかってしまう」

「”結局何が言いたいんだ？”と注意されたことがある」

社会人経験が浅いと、上司への報告は緊張するものです。

筆者も社会人になったばかりの頃、よく「考えをまとめてから報告して」と言われた経験があります。

そんな筆者がコミュニケーションを円滑にでき、考えをまとめる習慣が身についた手法こそ「PREP法」です。

今回はPREP法について具体例を踏まえて紹介していきます。

PREP法とは？

PREP法とは、ビジネスコミュニケーションやプレゼンテーションの際に、情報をわかりやすく伝えるためのフレームワークの1つです。

PREPは、Point（要点）、Reason（理由）、Example（例）、Point（要点の再確認）の4つのステップから構成されています。

話の流れが明確になり、相手に伝えたいメッセージを効果的に伝える手段として、面接や報告・連絡・相談などのシーンで活用されています。

それぞれの違いについて、以下の表でまとめました。

Point（要点）	最初に話の結論や主張を簡潔に述べる聞き手は話の方向性をすぐに理解でき、注意を引きつけられる
Reason（理由）	結論や主張の裏付けとなる理由を説明論理的かつ具体的な根拠を示す必要がある
Example（例）	主張や理由を補強するための具体的な事例やデータを提示聞き手は話の内容をより具体的にイメージしやすくなり、納得感が増す
再度Point（要点の再確認）	最初に述べた結論や主張を再度強調話の内容が一貫し、聞き手に強く印象つけられる

PREP法を活用すれば、聞き手にとってのストレスが大幅に減るメリットがあります。

ビジネスや教育の現場でも、情報の受け取り側がストレスを感じないのが理想でしょう。

たとえば、会議中に複雑なアイデアや提案を聞く場合、話があちこちに飛んでしまうと混乱しやすくなります。

PREP法を活用すれば、話の流れが一貫したうえで要点が明確に伝わるため、聞き手はストレスを感じにくくなります。

つまり聞き手は内容をより早く理解し、質問や意見を出しやすくなるのです。

さらに、PREP法は時間効率の面でも優れています。

無駄な説明を省けるので、聞き手も短時間で重要な情報を取得できます。

また、コミュニケーションの質を向上させる要因ともなり、誤解やミスコミュニケーションが減少するのもメリットです。

PREP法を活用するメリットは、考えがまとまりやすくなる点も挙げられます。

PREP法は、Point（主張）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（要点の再確認）で構成されているので、話の流れが自然と整理されます。

特に、複雑な内容や多くの情報を含む話をする場合、PREP法を活用すれば、要点を逃さずに伝えられるのです。

また、事前にPREP法に従って内容を整理しておけば、話す際の緊張も軽減され、自信を持って話せるようになるでしょう。

文章を書く際にも活用でき、論理的でわかりやすい文章が書けるようになります。

PREP法は強力な手法ですが、適切に使用しないと逆効果になる可能性があります。

Point（要点）	明確にするのが大切曖昧なポイントや複数のポイントを一度に伝えようとすると、聞き手が混乱しやすくなる
Reason（理由）	主観的な意見ではなく、客観的なデータや事実に基づくことが望ましい話の信頼性が高まり、説得力が増す
Example（例）	聞き手にとって関連性のある例を選ぶのが重要業界内の具体例を話せば、聞き手にとっての実感が湧きやすくなる
再度Point（要点の再確認）	話の要点を簡潔に再確認長々としたまとめは聞き手の注意を逸らす原因となり得る

PREP法を活用する際には、ポイントの明確化、理由の客観性、具体例の関連性、そしてまとめの簡潔さを心がけるのが活用するうえでのポイントです。

PREP法を効果的に使えるよう、以下に仕事でのプレゼンテーションを例に取って、PREP法の具体的な使い方を示します。

Point（要点）	我々のチームは新しいマーケティング戦略を導入すべきです。
Reason（理由）	なぜなら、現行の戦略では最近の市場動向に対応できておらず、売上が伸び悩んでいるからです。
Example（例）	例えば、競合他社A社はこの新しい戦略を取り入れた結果、前年比で売上が20%増加しました。また、B社も同様の戦略を採用し、顧客満足度が著しく向上しました。
再度Point（要点の再確認）	したがって、我々も新しいマーケティング戦略を導入することで、売上の増加と顧客満足度の向上を期待できます。

他のシチュエーションでもPREP法は有効です。

例えば、上司への報告や会議での意見発表、さらには日常のコミュニケーションでも使えます。

重要なのはポイントを明確にし、その理由と具体例をしっかりと伝える点です。

PREP法を使った例文を実際の場面で練習し、日常のコミュニケーションに取り入れられれば、効果を最大限に引き出せるでしょう。