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タグ一覧今からでも遅くない！ChatWorkの基本操作とは？普段使いをしている筆者の体験談をもとに紹介
新入社員の方や初めての在宅ワークを控えている方など「社内のコミュニケーションはChatWorkを使う」と言われ、困惑されていませんか。
実は筆者も、ライター活動し始めた頃に困惑した経験があります。
今回は初めてChatWorkを使う日が迫っている方に向けて、最低限知っておきたい基本機能をお伝えします。
目次
ChatWorkとは
ChatWorkとは、日本の企業が開発したチャットツールです。
2024年3月現在、43万社を超える企業が導入しているだけあり、ビジネスチャットツールにおいて国内利用者数5年連続1位を誇る実績があります。
ChatWorkを利用しているユーザー間であれば、社内外関係なくどのユーザーともコミュニケーションが取れます。
詳しくは後述しますが、基本的なチャットのやり取りや通話だけでなく、タスク管理など充実したツールです。
ChatWorkの特徴
新入社員の方やはじめてChatWorkを使う方にとって「何ができるのか」「使っていてトラブルが起きないか」など不安になってしまうものです。
筆者自身もはじめてChatWorkを使う際、不安だったのが本音です。
●タスク管理
●ビデオや音声通話
●社内外のコミュニティ
上記の機能が主な操作になるので、順番に最低限の特徴を解説していきます。
タスク管理
ChatWorkを2年以上使っていて、筆者が個人的に1番便利に感じているのがタスク管理機能です。
ChatWorkのタスク管理は、チャットごとにタスクの割り振りができます。
たとえば、部署やチームごとにチャットを分けていた場合、情報が混在しなくなります。
タスクを割り振られた場合、自分のタスクとして割り振られたタスクを選択し、完了ボタンを押せば終了です。
一方で自分がメンバーにタスクを割り振る場合、以下のステップでタスクを追加できます。
| ①チャット画面右上の「タスク追加」を選択 ②タスク内容を入力 ③担当者を「＋」ボタンから追加 ④期限を設定 ⑤「タスクの追加」を選択 |
追加したタスクを編集したり削除したりも「タスク管理」から操作できるので、使い勝手がいい機能です。
ビデオや音声通話
ChatWorkは、LINEのようにビデオ通話や音声のみの通話ができます。
つい、ChatWorkのツール名が「チャット」と「ワーク」の用語から成り立っているので、チャットのみのツールに感じてしまう方も少なくないでしょう。
通話中は画面共有もできるので、ビジネスシーンに最適です。
在宅ワークのメンバー相手とも、実際の画面をもとに業務を共有できたり、ビデオ通話でメンバーの顔色を確認できるのがChatWorkの特徴です。
社内外のコミュニティ
ChatWorkは、社内はもちろん社外の顧客や委託先のメンバーなど、幅広い方とコミュニケーションが取れます。
コンタクト機能から追加できるだけでなく、グループチャットの招待からメンバー構築もできます。
画面右上のコンタクト管理からユーザー検索を使い、メールアドレスやIDからコンタクトしたいユーザーにコンタクト申請する流れです。
ChatWorkの基本操作
ここからはChatWorkの基本操作をお伝えします。
筆者が普段使っている操作で、逆に今回紹介する機能以外はほとんど使っていません。
●チャットの送信や返信
●引用
●リアクション
チャットの送信や返信
チャット画面の「ここにメッセージ内容を入力」と書かれた部分にメッセージを入力します。
チャット記入欄の上に配置された「TO」のボタンを押し、送りたい相手を選択すれば特定のユーザーに通知を送れるのが特徴です。
TOで送られた場合と、返信からメッセージのやり取りをしたユーザーの画面には、背景色が緑色に変わる特徴もあります。
背景色が変わるので「どの通知が自分宛なのか」視認性高く振り返れます。
特定のメッセージを返信したい場合、ただチャットで返信するのではなく、返信したいチャットにカーソルを合わせて「返信」ボタンをクリックしましょう。
「RE」アイコンをクリックすれば、返信元のメッセージが見られるので、やり取りを効率化できる機能が充実しています。
引用
ChatWorkでは、特定のメッセージで「どの部分についての返信（回答）」なのかをわかりやすくする機能です。
対象になるメッセージを範囲選択すれば「メッセージに引用」が表示されます。
たとえばメッセージのやり取りで不明点があったり箇条書きで回答したりする際、メッセージの引用機能が活躍します。
送信相手であろうが受け手になろうが、視認性が高まるのでスムーズなコミュニケーションが取れるのがChatWorkの魅力です。
リアクション
ChatWorkのリアクション機能は、返信する必要がないメッセージや忙しいタイミングで使うケースが多い機能です。
リアクション機能は、LINEでいうところのスタンプに近いリアクションになるので、メッセージを送った相手に読了を伝えられます。
「了解」や「ありがとう」など、まるでコミュニケーションを取れるようなリアクションを送れるのが特徴です。
まとめ
今回、ChatWorkを使った経験がない方に向けて、ChatWorkの特徴や基本操作を紹介しました。
ChatWorkはビジネスチャットツールにおいて、5年連続国内1位の利用者がいるので、使えるようになっていて不便ないでしょう。
実は求人票にも「ChatWorkの利用が問題なくできる方」と書かれた求人票を見た経験があるほど、企業はChatWorkを導入しています。
基本操作だけであれば、無料で十分使えるので、まずはお試し感覚でChatWorkを使ってみるのをおすすめします。
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