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「内定辞退したい」断り方のマナーや電話・メール別の例文を解説。内定承認後の辞退についても

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複数社から内定をもらったり、条件が合わなかったり等で内定を辞退したいと考える場合もあるでしょう。

ですが、どのように断ればよいのかわからない方も多いのでは?

本記事では、内定の断り方におけるマナーや、電話・メール別の例文を解説していきましょう。

内定“承認後”の辞退についても触れているので、気になる方は要チェックです。

内定の断り方におけるマナー

自らが応募した企業の内定を辞退するのは気が引けるものですが、企業側は、あなたの入社を見据えて採用をストップしている場合が多いです。

そのため、連絡しないのはご法度。誠意を持って必ず連絡しましょう。

「誰に」「いつまでに」伝える?

一般的に、内定辞退を伝える相手は企業の採用担当者です。

多くの場合が求人サイト経由で応募しているため、上記のパターンとなりますが、エージェントサービスを利用した場合はエージェントの担当者に連絡しても問題ありません。

そして、連絡はなるべく早く行うのが断り方のマナーです。早いに越したことはありません。

おすすめは3日以内ですが、遅くとも、採用通知を受け取ってから1週間以内に連絡することがよいでしょう。

ちなみに他企業との選考が並行しており、回答期限までに合否がでない場合は期限の延長する選択肢もあります。

その際も、企業側に交渉する必要があるため、なるべく早く連絡しましょう。

伝え方のポイントは?

断りの連絡は、基本的に電話が良いとされています。直接相手と話せる電話は、辞退の意思を確実かつ迅速に伝えることができるためです。

一方で、メールは相手の都合の良いときに確認できるほか、記録も残るため良いと考える企業も増えています。

伝え方のポイントは、◎選考および内定へのお礼◎嘘のない辞退理由になります。

第一に、感謝の気持ちは忘れずに伝えましょう。採用担当者は選考に多くの時間と労力を費やしています。

また、辞退したいがために嘘をつくことはいけません。ただし、「給与待遇に納得がいかない」といったネガティブな理由は伝えない配慮が大切です。

「他社から内定が出た」と正直に伝えて構いませんが、内定先の企業名は伏せておくことをおすすめします。

とにかく、一貫して誠実な対応を心がけましょう。

内定辞退|電話・メール別の例文

先ほど、断りの連絡は基本的に電話が良いとお伝えしました。とはいえ、採用担当者が不在だった場合、なかなか連絡がつかない場合等はメールでの連絡も問題ありません。

では、内定辞退における電話・メール別の例文を見ていきましょう。

電話で伝える場合の例文

電話で内定辞退を伝える場合は、前提として、先方の都合を配慮した営業時間内に行います。

始業・終業時間付近お昼休憩時は避けたほうが無難です。

◎電話での断り方例

自分)お世話になっております。私、先日内定の通知をいただきました○○と申します。
採用担当の■■様はいらっしゃいますでしょうか?
 
―担当者に代わる
 
自分)この度は、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、慎重に検討した結果、御社からの内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
 
担当者)差し支えなければ、辞退の理由を教えてもらえますか?
 
自分)御社と並行して選考が進んでいた会社があり、そちらからも内定をいただきました。今後のキャリアについて熟考の末、他社への入社を決意いたしました。
 
本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきところ、電話でのご連絡となり申し訳ございません。
 
担当者)いえいえ、他社でのご活躍を期待しております。
 
自分)選考にお時間を割いていただいたのに関わらず、このような形となり大変申し訳ございませんでした。

メールを送る場合の例文

メールで内定辞退を伝える場合は、電話ほど時間帯を気にしなくてよいものの、早朝や深夜は避けて送るのが無難です。

もしも電話がつながらないためにメールを送る場合は、先ほど電話した旨を記載しましょう。

◎メールでの断り方例

件名)内定辞退のご連絡(在学校名・氏名)
本文)
 
◇◇◇◇株式会社 人事部
■■様
 
お世話になっております。
先日、内定をいただきました○○と申します。
 
この度は、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
 
※パターン① 先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします。
※パターン② ご多忙かと存じますので、メールにて失礼いたします。
 
嬉しいお知らせをいただき大変恐縮なのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
 
自身のキャリアについて慎重に検討した結果、他社とのご縁をより強く感じ、貴社の内定を辞退する決断に至りました。
 
本来ならば直接お伺いしてお詫びすべきところですが、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
 
また、貴重なお時間を割いていただいたのに関わらず、このような結果となりましたこと重ねてお詫び申し上げます。
 
面接をご担当いただいた■■様はじめ、採用に関わってくださった皆さまには心より感謝しております。
 
最後になりますが、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。
 
――――――
署名

※①先に電話した場合

※②はじめからメールを送る場合

内定“承認後”の辞退はOK?

最後に、内定を承認した後の辞退について解説していきます。

結論から申し上げると、内定承認後の辞退は不可能ではありません

ただし、入社の約束を交わしたのちに撤回する形となるため、モラルに反する行為ではあります。

企業は会社の現状や将来等を考慮した上で、その年の採用人数を決めているのです。

このタイミングでの辞退となると、再び採用活動をせざるを得ないため、企業に与える影響は非常に大きいことを留意しておきましょう。

まとめ

今回は「内定を辞退したい」人向けに、断り方のマナーや電話・メール別の例文をご紹介しました。

求職者側にとって内定辞退は気が引けるものですが、企業側にとっては翌年以降の採用活動に向けて辞退の理由を知りたいはずです。

嘘をつかず、最後まで誠意を持って正直に伝えることを心がけましょう。

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ライター紹介

あんず

編集・ライター

NO WORK,NO LIFE. 生きるために働く皆さんの+αとなる記事をお届けします。
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